Politique de confidentialité
PROTECTION ET CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES PERSONNELLES (Politique d’information)POLITIQUE DE PROTECTION ET DE CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Quebec City Reading CouncilConseil de lecture de Québec
Quebec City Reading Council (“QCRC”) est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25). QCRC s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels conformément aux principes applicables en matière de protection des renseignements personnels.
Cette politique de confidentialité décrit comment QCRC recueille, utilise, conserve et communique les renseignements personnels, et peut être mise à jour afin de refléter tout changement dans l’administration des renseignements personnels, de se conformer aux lois applicables et de démontrer la transparence.
CONSENTEMENTCONSENTEMENT
QCRC recueille et utilise les renseignements personnels uniquement avec le consentement de la personne concernée. En fournissant des renseignements personnels à QCRC, vous acceptez les modalités de cette politique.
Si vous n’êtes pas résident du Québec, veuillez noter qu’en fournissant vos renseignements personnels, vous êtes réputé consentir à : (i) la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels au Québec; et (ii) la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels conformément aux lois de la province de Québec (qui peuvent différer des lois de votre juridiction de résidence) et à la présente politique.
Une personne peut retirer son consentement en contactant QCRC à info@qcrc.org.
En accédant, en visitant ou en utilisant le site Web de Quebec City Reading Council (www.qcrc.org) ou ses applications mobiles connexes, la personne accepte les modalités de cette politique.
DÉFINITION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELSDÉFINITION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Par renseignements personnels, nous entendons toute information concernant une personne qui, prise seule ou combinée à d’autres informations, permet de l’identifier.Par renseignements personnels, nous entendons toute information qui concerne une personne physique et qui, prise isolément ou en combinaison avec d'autres informations, permet de l'identifier.
RESPONSABILITÉRESPONSABILITÉ
QCRC est responsable des renseignements personnels qu’il recueille, y compris ceux communiqués à des tiers à des fins administratives, de traitement ou de maintenance.
Le président du conseil d’administration de QCRC veille au respect de cette politique afin de répondre aux exigences suivantes :
- Désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels (Responsable de la protection des renseignements personnels).
- Établir des politiques et pratiques de gouvernance relatives aux renseignements personnels.
- Signaler les incidents de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux et les inscrire au registre des incidents de confidentialité.
- Assurer la transparence dans la collecte et l’utilisation des renseignements personnels.
- Assurer un consentement clair, libre et éclairé pour l’utilisation et le traitement des renseignements personnels.
OBJECTIFS DE COLLECTE ET D’UTILISATIONFINS DE LA COLLECTE ET DE L'UTILISATION
La collecte, l’utilisation et la communication par QCRC sont limitées à ce qui est nécessaire aux activités de QCRC. Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour effectuer des analyses de données et des recherches afin de guider nos activités.
QCRC recueille des renseignements personnels pour diverses raisons, notamment :
• Faire le suivi des demandes des membres, bénévoles, participants et donateurs.
• Inscrire des participants à un événement, une activité ou un service.
• Gérer les demandes d’adhésion et de bénévolat.
• Gérer les contrats et ententes de services.
• Assurer le fonctionnement et la maintenance du site Web et des médias sociaux (Facebook, Instagram, Mailchimp), y compris le traitement des demandes des membres, bénévoles, participants et donateurs; répondre aux commentaires et questions; et fournir du soutien aux utilisateurs.
• À des fins statistiques pour comprendre et analyser les tendances d’utilisation et les préférences des membres, bénévoles, participants et donateurs, améliorer les services et développer de nouveaux programmes et fonctionnalités.
• À des fins administratives ou de marketing conformément aux lois applicables sur les communications électroniques commerciales.
LIMITES DE COLLECTE ET D’UTILISATIONLIMITES DE LA COLLECTE ET DE L'UTILISATION
La collecte de renseignements personnels par QCRC est limitée à ce qui est nécessaire aux fins indiquées ou clairement implicites au moment de la collecte.
QCRC peut également recueillir des renseignements auprès de tiers lorsque la loi l’autorise et avec le consentement de la personne concernée dans les autres cas.
Par exemple, dans le cadre de la participation à des événements, QCRC peut demander :
• Nom et prénom
• Adresse postale
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone
En aucun cas QCRC ne partagera des renseignements avec des tiers ni ne les diffusera sans le consentement de la personne concernée, sauf si la loi l’autorise ou l’exige.
MÉTHODES DE COLLECTECOMMENT LES RENSEIGNEMENTS SONT RECUEILLIS
QCRC peut recueillir des renseignements personnels de différentes façons, notamment :
• En remplissant un formulaire (service, bénévolat, adhésion)
• Par téléphone
• Via le site Web de QCRC et ses logiciels associés
• Par demande postale
• Par courriel
TÉMOINS (COOKIES) ET TECHNOLOGIES DE SUIVITÉMOINS DE CONNEXION ET TECHNOLOGIES DE SUIVI
Le site Web de QCRC et ses services numériques peuvent utiliser des témoins (cookies), balises Web et technologies similaires afin d’améliorer l’expérience utilisateur, analyser l’utilisation et améliorer les services.
Ces technologies peuvent recueillir des informations telles que l’adresse IP, le type de navigateur, les pages visitées et le temps passé sur le site.
Vous pouvez contrôler ou désactiver les cookies dans les paramètres de votre navigateur, mais certaines fonctionnalités pourraient ne pas fonctionner correctement.
QCRC n’utilise pas ces technologies pour recueillir des renseignements personnels sans consentement.
CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELSCONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
QCRC conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou selon les exigences légales.QCRC conserve les renseignements personnels aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou tel que requis par la loi.
SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELSSÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
QCRC applique des mesures de sécurité physiques, technologiques et administratives appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, la divulgation ou l’accès non autorisé.QCRC applique et s'assure que ses sous-traitants appliquent des mesures de sécurité physiques, technologiques et administratives appropriées pour maintenir la nature confidentielle des renseignements personnels afin de les protéger contre le vol, la perte, la divulgation ou l'accès non autorisé.
DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELSDESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
QCRC utilise des moyens sécurisés pour détruire les renseignements personnels lorsque leur conservation n’est plus requise ou permise par la loi.QCRC prendra les mesures de sécurité appropriées pour détruire les renseignements personnels lorsque la destruction des renseignements est requise et légale.
COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELSCOMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
L’accès aux renseignements est limité au personnel et aux membres du conseil d’administration de QCRC désignés à cette fin, et uniquement dans l’exercice de leurs fonctions.
En aucun cas QCRC ne vend, ne partage ni ne loue ces renseignements.
QCRC ne communique en aucun cas des renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou si la loi l’exige ou le permet.
Chaque membre du personnel ou du conseil d’administration de QCRC s’engage à respecter les renseignements personnels recueillis par QCRC. Ces personnes s’engagent à préserver la confidentialité des informations liées aux activités de QCRC et à ne pas en divulguer le contenu, à ne pas en faire un usage personnel, ni à les utiliser au bénéfice de tiers. Cet engagement prend effet dès le début de l’emploi ou du mandat au sein de QCRC et demeure en vigueur indéfiniment. Le personnel et les membres du conseil d’administration de QCRC signent une entente de confidentialité à cet effet.
QCRC s’engage à exiger de ses tiers des engagements de confidentialité au moins aussi stricts que ceux prévus par la présente politique, incluant des contrôles et des mesures visant à protéger la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des renseignements qu’ils détiennent pour le compte de QCRC, ainsi qu’à prévenir le vol, la perte, la divulgation ou l’accès non autorisé aux renseignements personnels.
Malgré ce qui précède, aucune méthode de transmission ou de stockage électronique des renseignements personnels n’offre une sécurité infaillible. Par conséquent, QCRC ne peut garantir que la confidentialité et l’intégrité des renseignements personnels ne puissent être compromises.
SIGNALEMENT ET CONSIGNATION DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ (fuite de données)SIGNALEMENT ET ENREGISTREMENT DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ (violation de données)
Si, malgré les efforts déployés pour protéger les renseignements personnels, un incident impliquant ces renseignements survient, QCRC entreprendra les actions suivantes dès que la violation est identifiée :
- Recueillir les informations concernant l’incident, lesquelles seront consignées dans le registre des incidents de confidentialité. Cela inclut l’enregistrement des renseignements personnels concernés, des circonstances, de la période (ou de la date) de la violation, de la date à laquelle l’incident a été constaté, ainsi que du nombre de personnes touchées.
- Évaluer la situation afin de déterminer s’il en résulte un préjudice et la nature de celui-ci.
- Si la violation présente un risque de préjudice sérieux, un avis sera envoyé aux personnes concernées, incluant une description des mesures prises par QCRC.
- Mettre en œuvre les mesures décrites pour les personnes touchées par la violation.
- Un rapport est transmis par le Responsable de la protection des renseignements personnels au président du conseil d’administration de QCRC, à la Commission d’accès à l’information du Québec, ainsi qu’aux autres autorités requises.
ACCÈSACCÈS
Sous réserve des lois applicables et après réception d’une demande écrite d’une personne ainsi que vérification de son identité, QCRC informera la personne concernée de l’existence ou non de renseignements personnels la concernant et lui communiquera les renseignements personnels qu’il détient à son sujet.
QCRC peut refuser l’accès à ces renseignements conformément aux lois applicables, auquel cas il fournira les motifs de ce refus.
CORRECTION OU MISE À JOUR DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELSCORRECTION OU MISE À JOUR DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
QCRC déploiera des efforts raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels qu’il détient sont exacts et complets, dans la mesure nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont utilisés. Une personne peut demander une correction ou une mise à jour en contactant QCRC.Le QCRC déploiera des efforts raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels qu'il détient sont exacts et complets, tel que requis aux fins pour lesquelles ils sont utilisés. Une personne peut demander une correction ou une mise à jour en contactant le QCRC.
PLAINTESPLAINTES
Toute personne à propos de laquelle QCRC détient des renseignements personnels peut déposer une plainte écrite concernant le non-respect de la présente politique. QCRC traitera toute plainte reçue.
Si une personne est insatisfaite de la réponse de QCRC à une plainte, ou de la politique et des pratiques relatives au traitement des renseignements personnels, elle peut déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec sur le site du commissaire à l’adresse www.cai.gouv.qc.ca.
RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELSRESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Responsable de la protection des renseignements personnels de QCRC :Responsable de la protection des renseignements personnels du QCRC :
Cathy Nolan, Directrice généraleCathy Nolan, Directrice générale
Quebec City Reading CouncilConseil de lecture de Québec
3005 William Stuart, Quebec (QC) F1W1V43005 William Stuart, Québec (QC) F1W1V4
